Programa de denuncia de irregularidades: 5 consejos para ayudarte a comunicarlo.

11 de enero de 2022by CABlockchain

La organización necesita que su sistema de cumplimiento sea eficaz y diligente, un sistema de gestión de Compliance no es nada si queda en un papel. De ahí que la organización deba requerir a todos sus integrantes, incluso a terceros interesados, que participen en sus canales éticos con el fin de atajar posibles incumplimientos y dar una solución a los mismos, desarrollando nuevas políticas que promuevan la mejora continua de su sistema de Compliance y el compromiso ético y social de la organización.

Además de un buen programa de Compliance y un buen software de gestión de canal de denuncias o canal de alertas, es imprescindible una buena comunicación del mismo. El mejor sistema de denuncias o alertas del mundo no es suficiente si no se comunica bien ya que los empleados nunca lo usarán. Un plan de comunicación es clave para ayudar a tus empleados a entender cómo tu canal de alertas les beneficiará.

Desde el equipo de BURNINSTONE recomendamos planificar desde el principio una estrategia de promoción y/o diversas iniciativas, incluso antes de implantar el software CAB o Canal de Alertas Blockchain. A continuación, encontrarás algunos consejos para garantizar la correcta implantación de tu canal de denuncias o canal de alertas:

 

1. Conoce a tus empleados, ponte en su lugar.

Antes de comunicar tu sistema de gestión de denuncias, asegúrate de entender a tu audiencia, ¿qué piensa realmente del canal? ¿cuáles son sus principales preocupaciones e inquietudes a la hora de usarlo? ¿qué imagen tiene del canal? ¿qué opiniones ha podido recibir acerca de su utilidad?

Tener claras estas preguntas ya sea por tu experiencia o la de nuestros profesionales será clave a la hora de elaborar el mensaje de tu plan de comunicación.

 

2. La primera comunicación: simple y práctica.

Realiza una demo del canal acompañada de un mensaje simple y claro: “Desde la Alta Dirección estamos en búsqueda constante para construir un entorno de trabajo cada vez más seguro y transparente”, “Queremos daros la capacidad a los empleados de comunicar de forma anónima y segura posibles faltas de conducta o irregularidades a través de un canal de alertas”, “Con la entrada en vigor de la nueva normativa europea hemos implantado un canal de alertas o comunicación de irregularidades y queremos enseñaros lo fácil y seguro que es usarlo”, “Hemos contratado la última tecnología para nuestro departamento para demostrar a todo nuestro entorno el compromiso ético y social de la organización”…

 

3. Un mensaje sobre el anonimato no es suficiente.

Incluso en las empresas con más cultura organizativa, los empleados siempre tendrán una reticencia al uso del canal por miedo a represalias. El anonimato es un valor esencial que habrá que comunicar y demostrar. Es crucial que el empleado se sienta seguro y protegido a la hora de utilizar el canal o no lo utilizará. Si un empleado no tiene confianza en que puede hacer una alerta de forma 100% anónima, ni siquiera dará el primer paso.

Un error clásico es asumir que los empleados confiarán en el anonimato del canal, será necesario comunicar y demostrar en múltiples ocasiones la posibilidad de comunicar una irregularidad de forma 100% anónima a través de tu canal.

Proporcione explicaciones y ejemplos sobre cómo es posible, en el caso de nuestro software CA gracias a la tecnología blockchain esto es posible. Para más información clique en la siguiente página:

 

4. Prepara un plan de comunicación.

Prepara una estrategia de comunicación en diferentes momentos del año e integra diferentes mensajes o actualizaciones sobre el cambio cultural que se está produciendo. Comunica información sobre qué informar, dónde hacerlo y cómo poder alertar con total seguridad, así como cómo se aborda la investigación y resolución de alertas. También puedes incluir diferentes mensajes sobre los valores corporativos que impulsa tu canal.

En el caso del software CAB puedes incluir el número de proyectos sociales financiados, medidas de mejora tomadas en consideración gracias a las alertas recibidas, el uso de la última tecnología en la empresa y su visión de futuro.

 

5. Fomenta la sensibilización de todos stakeholders.

Si bien es posible que tenga éxito inicialmente y su canal empiece a ser usado, las organizaciones están en constante cambio, se unen nuevos empleados, se contratan nuevos proveedores, se producen adquisiciones…

Es de vital importancia que la comunicación se produzca en diferentes canales de comunicación. Organiza un calendario anual para programar el envío de correos electrónicos, anuncios en las redes sociales, actualizaciones de proyectos sociales financiados y noticias en prensa para que todo el entorno de la organización sea consciente de la importancia del canal (empleados, clientes, proveedores y demás stakeholders de la empresa).

Si quieres ver en acción y obtener más información sobre cómo el software CAB ayuda a cumplir con la Directiva Europea relativa a la protección de los alertadores puedes consultar la siguiente página:

 

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